Digitale Events – die Zukunft wirksamer Veranstaltungen

Sie suchen nach einer Möglichkeit, Events und Veranstaltungen mit tausenden Menschen zu planen? Während die Kosten für Locations, Sicherheit, Verpflegung und Koordination immer weiter steigen, sind digitale Events eine hervorragende Alternative. Aspekte wie die Globalisierung und der deutlich zunehmende Umweltschutz sind wichtige Kriterien, wenn es um die Veranstaltungsplanung geht. Mit digitalen Events erwartet Sie auf diese Weise eine nachhaltige Lösung, mit der Sie von geringen und fairen Kosten profitieren. Doch wie genau funktionieren digitale Events und was sind ihre Vorteile?

Was ist ein digitales Event und wie läuft es ab?

Nicht erst seit den Corona-bedingten Kontaktbeschränkungen sind digitale Events ein guter Ansatz. Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen, die ausschließlich am heimischen PC stattfinden und einen Austausch mit anderen Personen ermöglichen. Beispiele für derartige Veranstaltungen sind Messen, Produktvorstellungen, Marketingevents, Seminare, Kurse und vieles mehr. Koordiniert werden die Events durch geeignete Tools und Programme, über die sich Ihre Teilnehmer einfinden.

Schon 2020 waren sich 97 % der Event-Manager einig, dass in den kommenden Jahren spürbar mehr Hybrid-Events zu sehen sein werden. Dies deckt sich auch mit der Bereitschaft von rund 93 % der Marketer, zukünftig mehr in digitale Events und Veranstaltungen zu investieren. Ähnlich sind auch die Vorstellungen und Erwartungen von Führungskräften, die die Zukunft ebenfalls bei digitalen und virtuell abgehaltenen Events sehen. Dies gilt nicht nur für die bereits häufiger umgesetzten Hybrid-Events, sondern auch für vollständig digitale Veranstaltungen, die weltweit online verfügbar sind.

Der Ablauf lässt sich an dieser Stelle individuell planen und nach den eigenen Ansprüchen festlegen. Meist finden sich die Teilnehmer vorab in einem geschützten Room ein, in dem anschließend die Vorstellungen und Präsentationen stattfinden. Bei digitalen Messen lassen sich mithilfe modernster 3D-Technologie auch vollständige Einrichtungen nachbilden, um eine authentische Atmosphäre zu kreieren. Dies macht digitale Events schon heute zu mehr als nur einer einfachen Alternative.

Die Vorteile digitaler Events für Unternehmen

Auch ein Blick auf die zahlreichen Vorteile digitaler Events zeigt, dass die Möglichkeiten für neue und moderne Veranstaltungen scheinbar unbegrenzt sind. Da rund 87 % der Event-Marketer aufgrund von COVID-19 zur Absage von Veranstaltungen gezwungen wurden, sind digitale Events auch in der Vergangenheit schon häufiger eine gute Alternativlösung gewesen. Die folgenden Vorteile stehen Ihnen in Verbindung mit digitalen Events zur Verfügung, um Ihre Eventplanung zu vereinfachen:

1. Kommunikation

Die direkte Kommunikation mit Interessenten, Kollegen und anderen Unternehmern muss nicht zwingend in Präsenz stattfinden. Digitale Events überzeugen häufig mit der Option, private Räume einzurichten und auf diese Weise ortsunabhängig miteinander zu sprechen. Die genauen Funktionen und Eigenschaften lassen sich selbstverständlich individuell für jedes Event festlegen.

2. Vermarktung

Da die Kosten für digitale Events im Vergleich deutlich geringer ausfallen, ist auch das Marketing meist effektiver. In Verbindung mit den erhobenen Daten der Teilnehmer lassen sich eindeutige Rückschlüsse auf deren Präferenzen und Erwartungen ziehen. So haben Sie es leicht, die Events stetig zu verbessern und den Anforderungen Ihrer Zielgruppe jederzeit gerecht zu werden.

3. Interaktion

Die direkte Interaktion mit den Teilnehmern macht die digitalen Events überaus vielfältig. Anders als bei klassischen Messen und Veranstaltungen ist die Anzahl der Zuhörer bei einem digitalen Vortrag nicht begrenzt. Mit nur einem Klick lässt sich an spannenden Vorlesungen, Diskussionen und Präsentationen teilhaben, ohne dass lange Wege zum nächsten Messestand nötig sind.

4. Nachbereitung

Dank der detaillierten Auswertung der digitalen Events haben Sie es leicht, Rückschlüsse auf die Interessen und Wünsche Ihrer Besucher zu ziehen. Da die Veranstaltungen vollständig skalierbar sind, steht einer reibungslosen Ausrichtung auf die eigene Zielgruppe nichts im Weg. Gemeinsam mit dynamischen Feedback-Kanälen lassen sich die Meinungen der Besucher stets aufnehmen.

5. Ökologie

Einer der entscheidenden Vorteile digitaler Messen ist die Wirkung auf die Umwelt. Während bei Präsenz-Events tausende Menschen anreisen und übernachten müssen, ist die Teilnahme bei virtuellen Veranstaltungen mit nur einem Klick möglich. Da dies weltweit funktioniert, steigt auch die Reichweite Ihrer digitalen Events, wodurch Sie ganz neue Zielgruppen und Märkte erreichen.

Diese Voraussetzungen stellt eine digitale Veranstaltung

Während kleinere Besprechungen und Vorlesungen durchaus mit Tools wie Jitsi Meet, Microsoft Teams oder Slack stattfinden können, ist dies für wahre Großevents nicht immer sinnvoll. Bei bezahlten Veranstaltungen erwarten die Nutzer eine stimmige Atmosphäre, ein technisch durchdachtes Konzept und die Möglichkeit, selbst am Ablauf teilzuhaben. Ein digitales Event hat hierbei immer den Anspruch, die Nutzer auch am heimischen PC von gutem Inhalt zu überzeugen.

Auch wenn Aspekte wie die Ticketkontrolle, der Sicherheitsdienst, die Reinigung und der Verkauf entfallen, sind Experten im Hintergrund erforderlich. Dies gilt zum Beispiel für Administratoren, Moderatoren, Programmierer und Techniker, die den Ablauf im Blick behalten. Umso größer das digitale Event ausfällt, desto mehr Aufwand entsteht rund um die Planung und Umsetzung. Gerne begleiten wir Sie dabei, die passenden Tools und Lösungen für Ihre digitalen Events zu finden.

Weniger Kosten für eine enorme Reichweite

Die Reichweite ist dank der zunehmenden Globalisierung einer der wichtigsten Gründe für digitale Events und Veranstaltungen. Auch wenn die 3D-Technologien in Verbindung mit individuellen Tools nicht günstig sind, bleiben die Kosten im Vergleich zur Präsenzveranstaltung überschaubar. Dies liegt vor allem daran, dass die Miete der Location und das Personal vor Ort nicht mit einbezogen werden müssen. So bleibt deutlich mehr Budget für die technische Planung und Ausrichtung. Auch die Preise für Teilnehmer können somit gesenkt werden, um die Events noch populärer werden zu lassen.

Hybride Events als nachhaltige Konzeptidee

Mehr als zwei Drittel der Veranstalter ist der Meinung, dass Hybridlösungen bei der Entwicklung der Veranstaltungsbranche von enormer Bedeutung sein werden. Mit hybrider Technologie für Events lassen sich daher sowohl persönliche als auch digitale Veranstaltungen umsetzen. Auch die direkte Verbindung ist je nach Event möglich, um beispielsweise Expertenrunden in Präsenz abzuhalten und digital mit anderen Nutzern zu teilen. Mit hybriden Events lassen sich viele neue Events umsetzen.

Schon jetzt zeigt sich, dass im Jahr 2021 wohl mehr Hybrid-Events als jemals zuvor abgehalten werden. Auch wenn dies vor allem auf die Pandemie zurückzuführen ist, geht der Trend klar in Richtung digitaler Events. Bei größerem Aufwand ist häufig der Einsatz erfahrener Agenturen und Partner sinnvoll, um die gewünschte Professionalität zu gewährleisten. Bei Bedarf begleiten wir Sie daher sowohl technisch als auch begleitend dabei, Ihre Events sicher und durchdacht zu gestalten.

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Warum klassische Tools für Events nicht praktisch sind

Aus Erfahrung können wir Ihnen sagen, dass Tools wie Microsoft Teams und Jitsi Meet ab einer gewissen Teilnehmerzahl nicht mehr gut funktionieren. Bereits im Schulbetrieb hat sich gezeigt, dass die parallele Nutzung von Kameras und Bildschirmübertragungen zur Überlastung führen kann. Wie die Auswirkungen bei Events mit tausenden Teilnehmern sind, ist daher bereits absehbar. Mit hochwertigen und individuell auf Ihr Event zugeschnittenen Technologien sichern Sie sich deutlich einfacher ab. So garantieren Sie die nötige Funktionalität und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

In welchen Bereichen sind digitale Events geeignet?

Bereits in der Vergangenheit haben wir viele Partner von der Einfachheit digitaler Lösungen für Events und Messen überzeugen können. Dies gilt zum Beispiel für Vorstellungen und Präsentationen in den Bereichen IT, Technologie und Maschinenbau, die sich mit der nötigen Expertise planen lassen. Die folgenden Optionen gibt es hierbei unter anderem, um digitale Events zu veranstalten:

Produktvorstellungen

Neue Produkte, Technologien oder Forschungsergebnisse müssen nicht zwingend in einer großen Halle oder Arena präsentiert werden. Mit digitalen Events lassen sich neben den Experten der Branche auch weitere Interessierte ansprechen, die sich für die jeweiligen Ideen interessieren.

Online Summits

Vor allem Online Summits haben sich in vielen Betrieben zu einer beliebten Form der Kommunikation mit den eigenen Kunden entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine digitale Konferenz, um ihr Wissen mit anderen zu teilen. Auch für kleine Unternehmen ist dies überaus sinnvoll.

Digitale Bewerberveranstaltungen

Geschulte Mitarbeiter lassen sich mittlerweile längst nicht nur auf Präsenz-Messen finden. Auch im virtuellen Umfeld gibt es viele potenzielle Fachkräfte, die sich mit modernster Technologie von digitalen Events begeistern lassen. So steigt die Chance einer erfolgreichen Rekrutierung.

Schulungen und Coachings

Lehrreiche Schulungen, Kurse und Coachings sind digital in der Regel praktischer als vor Ort. So entfallen die langen Anfahrtswege, ohne dass auf den Mehrwert verzichtet werden muss. Dank der reibungslosen Integration steht einer direkten Kommunikation aber natürlich nichts im Weg.

Mehr als nur einfache Live-Streams für neue Events

Auch heute noch werden digitale Events in vielen Fällen mit einfachen Live-Streams verwechselt. Die Unterschiede sind jedoch enorm, da die technischen Hintergründe deutlich komplexer sind. Dies liegt vor allem an einer vollständig simulierten 3D-Umgebung und an den starken Servern, die eine Übertragung für tausende Teilnehmer ermöglichen. Digitale Events haben den Anspruch, ihre Teilnehmer auch vor dem Bildschirm zu begeistern und die gewünschten Details zu vermitteln.

Da digitale Events von vielen Marketern für die Leadgenerierung und zur Kundenbindung verwendet werden, lohnen sich auch die damit verbundenen Auswertungen und Analysen. Derartige Hintergründe lassen sich bei klassischen Live-Streams nicht einsehen, da diese in der Regel keine Marketingzwecke verfolgen. Als Experte für digitale Events helfen wir Ihnen jedoch gerne dabei, die richtige Zusammenstellung für Ihre Veranstaltungen zu finden und den Ablauf zu professionalisieren. Dies gelingt vollkommen branchenunabhängig, weshalb wir Sie auf Wunsch zum Einsatz passender Technologien beraten.

Sind digitale Events auch für private Veranstaltungen sinnvoll?

Während der Einsatz digitaler Events für Workshops, Kurse und Beratungen sinnvoll sein mag, ist ein Live-Konzert oder eine Sportveranstaltung natürlich nicht digital möglich. Auch wenn die vielen Optionen und Möglichkeiten sehr weitreichend sind, ist die Stimmung großer Sport-, Musik- und Kulturevents am PC nicht simulierbar. Für kleinere Veranstaltungen und digitale Events, die von der Wissensübermittlung und Information leben, sieht dies jedoch wieder anders aus. Sollten Sie eine Vorlesung, einen Kurs oder ähnliche Events planen, ist die digitale Abwicklung durchaus sinnvoll.

In den meisten Fällen kommen digitale Events jedoch im B2B-Bereich zum Tragen, um neue Kontakte zu knüpfen und den Austausch zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Große Industriemessen, Konferenzen oder Marketingevents gehören zu den häufigsten Aspekten. Inwiefern die digitalen Events auch im privaten Umfeld wachsen, bleibt abzuwarten. Bisher halten es noch mehr als zwei Drittel für schwierig, Teilnehmer während privater Online-Sitzungen ausreichend zu beschäftigen.

Passgenaue Premium-Lösungen für jede Veranstaltung

Als Ihr Partner für digitale Events möchten wir Ihnen dabei helfen, über die richtige technische Grundlage für Ihre Projekte zu verfügen. Hierzu gehören beispielsweise Tools wie Hopin, mit dem wir maßgeschneiderte Konzepte für Ihre digitalen Messen entwerfen. Hierbei lassen sich mehrere Main Stages für Veranstaltungen in allen Größen kreieren, aber auch Sessions für kleinere Vorträge oder zum direkten Austausch mit den Kunden entwerfen. Dies sorgt dafür, dass sich mit Hopin für jede Art der Veranstaltung eine dynamische Grundlage kreieren lässt. Auch die Planung neuer Events geht dank der modernen Tools leicht von der Hand und sorgt für bestens koordinierte Hochleistungsevents.

Sollten Sie zum Beispiel eine Veranstaltung mit Vertretern zahlreicher Betriebe planen, lässt sich dies mit unseren Premium-Lösungen ohne viel Aufwand umsetzen. Nicht ohne Grund sind 91 % der Event-Marketer der Meinung, dass eine Veranstaltungssoftware zu besseren Geschäftsergebnissen beitragen kann.

Das macht digitale Events zu einer guten Erfolgsgrundlage

Während Events unter strengen Hygieneauflagen mit hohen Kosten und wenig Ertrag verbunden sind, gibt es derartige Probleme bei digitalen Veranstaltungen nicht. Auch für Teilnehmer ist es an dieser Stelle deutlich einfacher, selbst Teil der digitalen Events zu werden und sich über wichtige Entwicklungen zu informieren. Hinzu kommen die positiven Auswirkungen auf die Umwelt, die kostengünstige und einfache Teilnahme sowie die passgenaue Auswertung des gesamten Events.

In Verbindung mit modernen Tools für eine realistische Abbildung der Event-Umgebung lassen sich die Wünsche und Anforderungen der Zielgruppe exakt umsetzen. Gerne setzen wir uns im Vorhinein gemeinsam mit Ihnen zusammen und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Event-Ideen. Mit unserer Erfahrung sind wir in der Lage, Ihre möglichen Erfolge exakt einzuschätzen und Ihnen eine wirksame Prognose auszuarbeiten. In direkten Vergleich zu klassischen Events haben Sie es mit den digitalen Veranstaltungen in der Hand, Ihre Kosten zu senken und den Erfolg maßgeblich zu steigern.

Wichtig ist immer, dass Ihre digitalen Events einen Wiedererkennungswert haben und einen klaren Mehrwert für die Zielgruppe bieten. So sind Ihre virtuellen Veranstaltungen und Online-Events nicht nur einmalig erfolgreich, sondern überzeugen auch bei weiteren Ablegern viele Interessenten und Teilnehmer. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre Kosten minimieren, den Aufwand verringern und den Erfolg spürbar erweitern. Bei Bedarf begleiten wir Sie natürlich rund um Ihre neuen digitalen Events.

Jetzt individuell mehr über digitale Events erfahren

Falls Sie mehr über die Möglichkeiten und Wege digitaler Events erfahren möchten, stehen wir Ihnen zu jedem Zeitpunkt persönlich zur Verfügung. Expertenberichte wie der 2020 Event Marketing Report verdeutlichen, wie wichtig digitale Events auch in Zukunft sein werden. Sollte das Thema Online-Events auch für Sie von Bedeutung sein, begleiten wir Sie umfassend bei der technischen Gestaltung, Planung und Abwicklung. So fällt es leicht, Ihre Veranstaltungen entsprechend der neusten Trends und Tipps durchzuführen und auf Tools zu vertrauen, die Sie anhand Ihrer Eventziele weiterbringen.